Цаг хугацаа бол хийсвэр ухагдахуун бөгөөд буцааж, зогсоож, нэмж болдоггүй билээ. Хүн бүрт ижилхэн 7 хоног, хоногт 24 цаг байдаг. Цаг заваа хэмжих хамгийн үр дүнтэй аргын нэг нь амьдралдаа хийсэн зүйлсээ эргэж харах юм. Үүний эцэст хэр их бага байгаагаас нь хамаарч цагийг хэр үр дүнтэй өнгөрүүлдгээ хэмжиж болно.
Цаг заваа үр дүнтэй ашиглах 10 арга
АНУ-ын компаниудад худалдааны ажилтан болон мэргэжилтэн сонгох талаар боловсрол олгодог StaffingU компанийг үндэслэгч Скотт Винтрип “цагийг удирдах” сэдвээр өнөөг хүртэл бичигдсэн зүйлс хэр их бэрхшээлд хүргэдэг талаар нотолсон тухайгаа хэлж байна. Тэрээр өгүүлэхдээ цагийг “удирдах” талаар хэчнээн их арга хэлбэр байдаг ч үнэндээ хувь хүн өөрөө цагаа хэрхэн өнгөрүүлж, юу хийхээ сонгохоос их зүйл шалтгаална” гээд дараах 10 зүйлсийг санал болгож байна.

1. Эрүүл мэндээ илүү их анхаарч, өөрийгөө өөрчил. Эрүүл хүнсээр хооллож, тогтмол цагт унтаж, өөртөө цаг гаргаж, дуртай зүйлээ хийх нь ажлын талбарт эрч хүчтэй, илүү үр дүнтэй байхад тусалдаг. Үүнийг машинтай адилтгаж болно. Машинаа анхаарч арчлан, сайн бензин хийж байвал ашиглах хугацаа нь төдий чинээ урт байх болно.

2. “Үргэлж” ажилла, тасалдуулахаас зайлсхий. Ажлаа зай завсаргүй хийхийг оролд. Завсарлаад дахин эхлэхэд оюун ухаанаа дахин төвлөрүүлэх хэрэгтэй болдог. Байнга завсарлахад таны цаг хугацаа, эрч хүч алга болно.

3. Цаг алдуулах зүйлсийг холдуул. Анхаарлыг тань сарниулах, ажлаа хийхэд саад болох зүйлсийг эргэн тойрноосоо холдуул. Ингэснээр та илүү сайн төвлөрч, үр дүнтэй ажиллах болно. Үүний тулд та хамтран ажиллагсдаасаа тусламж авч, мессежээ тодорхой цагуудад уншиж, нарийн бичигтээ утсаар ярих ажлыг даатгаж эсвэл чимээ аниргүй хурлын өрөөнд орж ажиллаж болно.

4. Илүү их эсвэл бага байж болно. Өөрөөр хэлбэл, “Чанар, тоо хэмжээнээс илүү чухал юм”. “Өдөр хийх ажлаа бага хэмжээгээр төлөвлөвөл, илүү чанартай хийх бөгөөд урьдчилан төлөвлөөгүй зүйл гэнэт гарч ирж саад болохоос сэргийлнэ.

5. Ажлын төлөвлөгөө, хуваарь хэрэглэ. Цаг заваа зохицуулж удирдахын тулд ажлын төлөвлөгөө хэрэглэ. Та төрөл бүрийн хөтөлбөр “time manager” зэрэг цаас, компьютер зэргийг ашиглаж болно. Өөртөө хамгийн тохиромжтойг сонго.

6. Хэрэгтэй цагт “Үгүй” гэж хэлж сур. Та завгүй эсвэл тухайн сэдвээр хангалттай мэдээлэлгүй үед “Үгүй” гэх хэрэгтэй. Ингэснээр таны ачаалал багасаж, өөрийн ажилдаа илүү их цаг гаргаж чадна. Нэг долоо хоногийн турш туршиж үзээд ялгааг нь олж харах болно.

7. Цаг гарга. Өдөр тутмынхаа ажил дундаас ашиггүй, хугацаа алдаж буй ажлыг хасч, тухайн цагийг хамгийн сайнаар ашигла.

8. Автоматжуул. Техник ашигла. Техникийн хэрэгсэл ашиглан олон зүйлийг автоматжуулж болох бөгөөд ингэснээр “хулгайлагдах” цагаа багасгаж болно. Жишээ нь утсаар ярихын оронд электрон шуудан ашиглах эсвэл байнга хэрэглэдэг бэлэн хариултуудыг утсандаа бэлдэх.

9. Ажлаа хуваарил. Ажлаа бүгдийг нь өөрөө хийх гэж бүү оролд. Бусдад шилжүүлж болох ажил байж л байгаа. Ийм ажлаас болж цаг алдахгүйн тулд хамтран ажиллагсаддаа өгч эсвэл тань шиг хийж чадах гадны байгууллагад (outsourcing) даатгаж болно.

10. Нэгтгэ. Дургүй ажлаа хийх үедээ өөрийн дуртай ямар нэг зүйлийг давхар хийхэд танд тааламжтай байх болно. Жишээ нь, утсаар ярьж байх үедээ дуртай хөгжмөө сонсох боломжтой. Цаг хугацаа бол хүн бүрт оногдсон бэлэг юм.

Та бүхэн цаг завынхаа өчүүхэн төдий хэсгийг дээрх зүйлсэд болон өөрийн хүсэлдээ тохируулан ашиглана гэж итгэж байна.

Минутаар хэмжигдэх зорилтууд
Зорилгодоо хүрэх нууцын нэг нь хором хугацааг нэмэх юм. Нэг өдөрт 1440 минут таны мэдэлд байдаг. Хүн бүрт хоногийн 24 цаг бий. Ер нь нэг өдөр гэдэг үнэтэй хормоос бүтсэн цаг хугацааны банк юм. Хэдий хэмжээ хязгаартай боловч ашиглах сонголт хязгааргүй. 24 цагийн дотор юу эс болох вэ? Бид үүний 8 цаг буюу 1440 минутын 480-ийг унтаж өнгөрүүлдэг. Мөн адил хугацааг үхмэл байдлаар ажил дээрээ өнгөрүүлнэ. Тиймээс танд зөвхөн үлдсэн хугацааг үхмэл байдлаар ажил дээрээ өнгөрүүлнэ. Тиймээс танд зөвхөн үлдсэн хугацаа нь л үлдэж байна. Амьдрал дээр та үүний зөвхөн хагасыг л ашиглаж чаддаг. Энэхүү байдлаас гарах арга байхгүй мэт санагдаж байгаа биз? Өөрийн хийхийг хүссэн зүйлдээ бага цаг зарцуулах нь таны дараагийн алхамд чөдөр болох болно. Зорилгодоо хүрэх, хагалттай цаг байхгүй гэсэн сэтгэлийн дарамтаас салахын тулд энэхүү илүү цагийг олж авах хэрэгтэй. Ингэхийн тулд хором бүрийг ихэсгэ. Өдөр бүр өөртөө гаргах 60 буюу түүнээс дээш минут нь та бусадтай амьдралаа хуваалцаж, өөрийгөө хөгжүүлж, амьдралаа илүү сэтгэл хангалуун өнгөрүүлж, мэргэжлээ дээшлүүлж, бүх чадвараа ашиглах боломжтой болгоно. Өдөрт 60 минут гаргах нь 10 жилийн дотор дээд сургуулийн диплом олж авахад хангалттай хугацаа юм.

Өөрөө цагаа төлөвлө
Бидний ажлын хэмнэл өдөр ирэх бүр хурдсаж байгаа энэ үед цагийг сайн ашиглахын тулд ажил, ар гэрийнхээ бүх зүйлийг төлөвлөх нь улам их чухал болж байна. Та итгэхгүй бол хэсэг тунгаагаад үзээрэй. Нас биед хүрсэн хүн энд тэнд тавьсан түлхүүрээ хайсаар жилд 16 цагийг дэмий өнгөрөөдгийг битгий мартаарай. Интернэтээр явуулсан судалгаагаас үзэхэд зохион байгуулалт муутай зааварлагч ажлын 1 цагийг өдөр бүр алддаг байна. Оны эцэст хэчнээн их хугацаа болохыг нь та тооцоод үзээрэй. Ийм байхад хүмүүс яагаад өдрийн ажлаа төлөвлөхөөс зугтаадаг байна аа? Зохион байгуулалттай байх нь амжилтад хүргэдэг: Харин төлөвлөгөө эмх замбараагүй бол илүү их цаг хугацаа алддаг. Иймээс бүх зүйл “энгийн байх хэрэгтэй”. Та бүхэн дараах аргаар энгийн төлөвлөгөө гаргаж болно.

1. Хийх ажлаа бичсэн жагсаалт үзгээ байнга халаасандаа авч яв.
2. Санаандаа орж ирсэн бүхнийг тэмдэглэж ав.
3. Амьдралынхаа бүх талтай холбоотой жагсаалт гарга.
4. Эмх замбараагүй байдлыг цэгцлэх хэрэгтэй.
5. Уулзалт болон хийх ажлынхаа эцсийн өдрийг жагсаан бич.
6. Тэмдэглэлээ самбарт хад.
7. Ширээгээ эмх цэгцтэй байлга.
8. Эд хогшлоо зөв байршуул.
9. Хэрэглэх зүйлсээ тохиромжтой газар тавь.

Цаг хожих 10 арга

1. Өглөө бүр 15 минутыг тухайн өдөр хийх зүйлсийнхээ жагсаалтыг гаргахад зарцуул. Өглөөд амждаггүй бол өмнөх орой нь юу хийхээ төлөвлө. Тэгвэл та ажлаа тайван хийх бөгөөд бүхнийг хийх гэж сандрахгүй болно.

2. Үг нисэн одож, цаас үлддэг. Тиймээс хийх ёстой зүйлс болон толгойдоо орсон шинэ санаа бүрээ цаасан дээр тэмдэглэ. Бичиж тэмдэглэх нь хийж гүйцэтгэхийн хагас гэдгийг бүү март.

3. Цаг үргэлж алхам алхмаар урагшил. Эн түрүүнд хийх зүйлсээ тодорхойлон амьдралдаа хэрэгжүүл.

4. Төлөвлөгөө, хийх ажлаа тодорхой цагт үргэлж хардаг зуршилтай бол. Таны хийх зүйлс өөрчлөгдөж болно. Ингэснээр та үнэт цагаа дэмий зүйлд зарцуулахаас зайлсхийнэ.

5. Байнга өдрийн тэмдэглэл хөтөл. Хийх ёстой зүйлээ тэмдэглээд тухайн өдөртөө хэрэгжүүлсэн зүйлийнхээ ард тэмдэг тавь.

6. Ажлынхаа газарт буй анхаарал сарниулах зүйлээс хол бай. Ширээ тань цонхны дэргэд байрласнаас болоод өдөр бүр цагдаа, жолооч нарын хоорондох маргааныг харж цагаа хэрэггүй зүйлд үрнэ. Эсвэл хэрэгтэй хэрэггүй зүйл ярьж таныг үймүүлдэг, ажилдаа анхаарлаа хандуулахад тань саад болдог ажлын найздаа анхааруулж, үгэнд тань орохгүй бол байраа соль. Мөн ширээн дээрх ажилтай тань холбоогүй зүйлийг ав.

7. Өнөөдөр яавал би зорилгодоо илүү хурдан хүрэх вэ? Үүнийг өдөрт10 удаа өөрөөсөө асуу.

8. Нэг дор хэд хэдэн зүйлийг амжуулдаг хүнийг дуурайх гэж оролдсоны хэрэггүй. Нэг зүйлд анхаарлаа хандуулж, түүнийгээ дуусга.

9. Өөрийнхөө гаргасан шийдвэрт итгэлтэй бай. Өөрийнөө аргаар тухайн ажлаа илүү богино хугацаанд дуусгаж чадна гэж итгэж байвал хэрэгжүүл. Бусдын зөвлөгөөг дагах гэж цаг алдах хэрэггүй.

10. Ажилтай холбоотой өдөр тутмын төлөвлөгөө гаргадаг шигээ 7 хоногийн төлөвлөгөө зохио. Ингэснээр та 7 хоногийн эхээр зүрхшээж, нозоорохоос зайлсхийж чадна.